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Keller Immobilien-Treuhand AG
Kirchstrasse 1
8304 Wallisellen
Geschäftsführung: Philipp Keller
Verantwortlicher: Datenschutzverantwortlicherer
datenschutz@kit.ch
+41 44 800 85 85
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Spracheabgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.
Fassung vom August 2023
Bei einem Kontakt mit der Keller Immobilien-Treuhand AG (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz ("DSG") und die Verordnung über den Datenschutz ("DSV") fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem können auch technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können ,personenbezogene Daten sein (insb. Cookies, siehe dazu unten).
Der Schutz Ihrer Daten basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Ihr Vertrauen hat für uns höchste Priorität. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und Persönlichkeit und setzen uns für den Schutz und die gesetzeskonforme Bearbeitung Ihrer Personendaten ein.
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung ist das DSG.
Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz » des SVIT Schweiz.
Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte) werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet.
Jeder Person steht das Recht zu, gemäss Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie gespeichert und/oder bearbeitet werden.
Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.
Sie haben das Recht auf Berichtigung und/oder Löschung Ihrer Personendaten; ebenso das Recht, der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen – alles gemäss Art. 32 DSG.
Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: datenschutz@kit.ch.
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- und/oder die DSGVO*-konforme Datenbearbeitung durch die Auftragsbearbeiter. Deren Datenschutzbestimmungen können von unseren abweichen.
Die Bekanntgabe von Personendaten an Auftragsbearbeiter findet ausschliesslich zum Zweck der Erbringung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt.
*DSGVO = Datenschutzgrundverordnung der EU
Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten. Personendaten werden lediglich in Übereinstimmung mit den Vorgaben des DSG ins Ausland bekanntgegeben.
Wir verwenden automatisierte Einzelentscheidungen für den Vermietungsprozess. Diese beruhen aber nicht ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung. Das heisst konkret, dass alle automatisierten Einzelentscheidungen durch eine natürliche Person überprüft und gegebenenfalls geändert werden.
Wir erstellen von unseren Geschäftsdaten regelmässig Sicherungsdaten, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich den nach einschlägigen Empfehlungen.
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz unserer Daten vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit des Bundes (NCSC).
Unsere Webseite umfasst neben der Domain www.kit.ch auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
Cookies sind Dateien, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Namentlich ermöglichen diese eine Wiedererkennung des Anwenders bzw. dessen Web-Browsers bei einem späteren Besuch auf unserer Webseite. Diese Cookies bleiben so lange gespeichert, bis der Anwender diese wieder löscht.
Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden.
Wir erheben bei jedem Zugriff auf unsere Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
- IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Browser-Typ und Version
- Betriebssystem des Nutzers
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zum Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet.
Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.
Unsere Webseite verwendet Google Maps, um interaktive Karten darzustellen. Es handelt sich hierbei um einen Dienst der Google LLC,1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA, nachfolgend nur „Google“ genannt.
Bereits beim Aufruf unserer Webseite wird eine Verbindung zu den Servern von Google aufgebaut. Hierbei werden kleine Dateien über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert (Cookies) und dessen Nutzereinstellungen und -daten erfasst und verarbeitet.
Die Nutzung von Google Maps sowie der über Google Maps erlangten Daten erfolgt nach den Google-Nutzungsbedingungen (https://policies.google.com/terms) und den Geschäftsbedingungen für Google Maps (http://google.com/intl/de_de/help/terms_maps).
Unsere Webseite verwendet Google Analytics, um das Nutzungsverhalten von Besuchern zu analysieren. Es handelt sich hierbei um einen weiteren Dienst von Google (vgl. Ziffer 2.9).
Beim Aufruf unserer Webseite wird eine Verbindung zu den Servern von Google aufgebaut. Hierbei werden kleine Dateien über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert (Cookies) und Daten an Google übermittelt, die eine Analyse des Nutzungsverhaltens ermöglichen.
Um die Speicherung solcher Daten zu vermeiden, kann der Anwender ein von Google bereitgestelltes Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de).
Die Nutzung von Google Analytics sowie der über Google Analytics erlangten Daten erfolgt nach den Google-Nutzungsbedingungen (http://policies.google.com/terms) und den Geschäftsbedingungen für Google Analytics (https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/).
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess in aller Regel darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Bonitätsauskünfte) und informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten.
Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG (1. September 2023) aus bereits bestehenden Verwaltungsverträgen und/oder Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten desrevidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.
Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von mindestens 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA), maximal aber 10 Jahre aufbewahrt.
Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Im Beratungsprozess fallen Personendaten an, soweit diese für den Prozess erforderlich sind. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten aus Beratungsmandaten werden 5 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Bei der Verwaltung von Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften fallen Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern an. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG (1. September 2023) aus bestehenden Verwaltungsverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet.
Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Betriebskosten) hinausaufbewahrt.
Im Marketingprozess fallen Personendaten von Sponsoring-Empfängerinnen und Sponsoring- Empfängern sowie Empfängerinnen und Empfängern von Werbegeschenken an. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten aus Sponsoring-Verträgen werden 5 Jahre nach Beendigung des Vertrages gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen weiteren Marketingprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Personendaten, welche im Zusammenhang mit der Vergabe von Werbegeschenken angefallen sind, werden auf Wunsch der Betroffenen berichtigt oder gelöscht - ansonsten dann, wenn sie für uns nicht mehr relevant sind.
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen.
Die Personendaten werden maximal 5 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Gewisse Dienstleistungen bieten wir über ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto auf unseren Servern an. Mit der Eröffnung eines Kunden-/Benutzerkontos erklären sich betroffene Personen damit einverstanden, dass wir ihre Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.), Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unserer Services erstellen und mit den betroffenen Personen in Kontakt treten.
Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht werden. Die Personendaten werden innerhalb von 3 Monaten aus unseren Datenbanken entfernt, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
Wir verzichten darauf, die Nutzung unserer digitalen Informationsangebote von einem Kunden-/Benutzerkonto abhängig zu machen.
Für digitale Newsletter verwenden wir die Lösung des Anbieters Brevo. Für den Versand werden Personendaten auf dessen Servern gespeichert. Empfängerinnen und Empfänger haben jederzeit die Möglichkeit, die Personendaten einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen.
Für analoge Newsletter verwenden wir unseren eigenen Adressstamm. Empfängerinnen und Empfänger haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Adressen berichtigen oder löschen zu lassen.
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 2Jahren ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift oder wenn nicht eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung erforderlich macht.
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden nur für die Bearbeitung der Anfrage gespeichert und nur im Rahmen der Anfrage verwendet. Die weitere Bearbeitung erfolgt via E-Mail, Telefon oder persönlichen Kontakt gemäss den in dieser Datenschutzerklärung festgehaltenen Angaben.
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahmen an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nur für die Zwecke dieser Veranstaltungen verwendet und nach 1 Jahr gelöscht, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift.
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost setzen wir Adressen von entsprechenden Anbietern ein, die wir gemäss Vertragsbedingungen jeweils einmalig verwenden.
Für Postings in soziale Medien (LinkedIn, Instagram, usw.) nutzen wir in der Regel die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter. Möglich ist auch die Verwendung unseres eigenen Adressstamms. In diesem Fall haben Empfängerinnen und Empfänger jederzeit die Möglichkeit, ihre Adressen berichtigen oder löschen zulassen.
Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte des jeweilig zuständigen Betreibungsamtes und/oder von privaten Auskunftsunternehmen (z.B. Creditreform) in unsere Entscheidungeneinfliessen (z. B. für die Vermietung). Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen bitte direkt an das entsprechende Betreibungsamt. Im Übrigen gilt Ziffer 1.3.
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